Nos statuts

Loi du 1er juillet 1901 et du décret du 16 août 1901

Article premier – Dénomination

Il est fondé entre les adhérents aux présents statuts une association régie par la loi du 1er juillet 1901 et le décret du 16 août 1901, ayant pour nom : Association pour l’organisation de la scène figuriniste française.

Dont le sigle sera AOSFF.

Article 2 - Objet

Cette association a pour objet l’organisation de manifestations, ainsi que le référencement de tout organisme le souhaitant, dont la connaissance pour le hobby du wargame, et notamment de ses joueurs, pourrait être une information utile.

Et, plus généralement, toutes opérations commerciales, financières, mobilières ou immobilières, se rapportant directement ou indirectement à l'objet social ou susceptibles d'en faciliter l'extension ou le développement, notamment du hobby.

Article 3 - Siège Social

Le siège social est fixé au 600, Chemin des Figons, Domaine de Fontval, 13090 Aix en Provence

Il pourra être transféré par simple décision du Bureau.

Une seconde adresse postale pourra être décidée par le Bureau, ceci afin de faciliter la transmission des données importantes entre le président et les organismes extérieurs.

Article 4 - Durée - Modification de statuts

La durée de l’association est illimitée.

La modification des statuts de l’association n’est possible que par décision du Conseil d’Administration.

Article 5 - Composition

L'association se compose de :

  • membres d'honneur ;
  • membres bienfaiteurs ;
  • adhérents ;
  • personnes morales adhérentes.

Article 6 - Admission

Toute personne voulant adhérer à l’association doit accepter et adhérer aux chartes éthiques les concernant, et certifier d'aucune incompatibilité, du fait d'un éventuel casier judiciaire, avec l'objet et l'éthique de l'association ; ainsi que de s’acquitter du montant de la cotisation.

En cas d'incompatibilité, une demande de dérogation au Bureau par voie écrite pourra être effectuée.

Les mineurs voulant adhérer à l'association devront fournir une autorisation parentale au préalable.

Article 7 - Membres - Cotisations

La cotisation se fait pour une période allant du 15 août au 14 août de l’année suivante.

Sont adhérents ceux qui ont pris l'engagement de verser pour la période en cours une somme, en euros, fixée chaque année lors de l'assemblée générale ordinaire du Bureau, à titre de cotisation.

Sont membres d'honneur ceux qui ont rendu des services signalés à l'association et sont nommés par le Conseil d’Administration ; ils sont dispensés de cotisations sur la période de leur nomination.

Sont membres bienfaiteurs, les personnes qui font don d'un quelconque avantage pouvant être considéré comme un apport non négligeable à l'association. Ceux-ci sont désignés par le Conseil d'Administration et peuvent être exonérés de cotisation.

Article 8 - Radiation

La qualité de membre se perd par :

  • La démission
  • Le décès
  • La radiation d'un adhérent prononcée par les Chambres pour non-paiement de la cotisation ou pour motif grave, l'intéressé ayant été invité par lettre recommandée à fournir des explications devant la chambre décisionnaire par écrit. Toute radiation Membres actifs ou adhérents peut faire l'objet d'un recours par écrit au bureau.
  • La radiation d'une personne morale adhérente prononcée par le Bureau pour non-paiement de la cotisation ou pour motif grave, l'intéressé ayant été invité par lettre recommandée à fournir des explications devant le bureau par écrit. Toute radiation d'une personne morale adhérente peut faire l'objet d'un recours par écrit au Conseil d'Administration.
  • La radiation des membres composant le Bureau par le Conseil d'Administration pour motif grave, l'intéressé ayant été invité par lettre recommandée à fournir des explications devant le bureau par écrit. Toute radiation d'un membre composant le Bureau peut faire l'objet d'un recours par écrit au Conseil d'administration.
  • La radiation d'un membre composant le Conseil d'Administration par la réunion du Conseil d’Administration et du Bureau pour motif grave, l'intéressé ayant été invité par lettre recommandée à fournir des explications devant ce type de réunion par écrit. La décision devra être adoptée par majorité renforcée de 65% des présents et des représentés, avec un quorum de 75% de la réunion du Bureau et du Conseil d'Administration au minimum.

Article 9 - Affiliation

L’AOSFF peut adhérer à d’autres associations, unions ou regroupements par décision du Conseil d’Administration.

Article 10 - Ressources

Les ressources de l'association comprennent :

  • le montant des droits d'entrée et des cotisations ;
  • les subventions de l'Etat, des départements et des communes ;
  • toutes les ressources autorisées par les lois et règlements en vigueur.

Article 11 - Assemblée Générale Ordinaire

L'assemblée générale ordinaire comprend l’ensemble des membres du Bureau ainsi que le représentant de chaque chambre.

Le président du Conseil d'Administration peut participer, et voter, à l’assemblée générale ordinaire.

Elle se réunit chaque année au mois de Mars.

Au moins quarante-cinq jours avant la date fixée, les membres composant l’assemblée générale ordinaire sont convoqués par les soins du secrétaire du Bureau. L'ordre du jour figure sur les convocations.

Les membres composant l’assemblée générale ordinaire ont quinze jours à partir de l’envoi de la convocation pour faire la demande, au secrétaire et ce par écrit, de rajouter d’autres points à l’ordre du jour.

Le président du bureau préside l'assemblée et expose la situation morale et l’activité de l'association.

Le trésorier rend compte de sa gestion et soumet les comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe) à l'approbation de l'assemblée.

L’assemblée générale fixe le montant des cotisations annuelles et du droit d’entrée à verser par les différentes catégories de membres.

Ne peuvent être abordés que les points inscrits à l'ordre du jour, sauf question impérieuse urgente, dont seul le président du bureau et/ou conseil d’administration pourront accorder, de manière discrétionnaire, la réelle urgence impérieuse.

Les décisions sont prises à la majorité simple des voix des membres présents ou représentés.

Un quorum de 66% des membres composant l’assemblée générale est imposé.

Toutes les délibérations sont prises à scrutin secret.

Les décisions des assemblées générales s’imposent à tous les membres, y compris absents ou représentés.

Article 12 - Assemblée Générale Extraordinaire

Si besoin est, ou sur la demande de 50% des membres composants l’assemblée générale ordinaire, le président ou un membre du Conseil d'Administration peut convoquer une assemblée générale extraordinaire, suivant les modalités prévues au précédent article.

Article 13 - Assemblée Générale Ordinaire du Conseil d'Administration

L'assemblée générale ordinaire du conseil d’administration (CA) comprend tous les membres du Conseil d’Administration.

Elle se réunit chaque année au mois de Mars.

Quarante-cinq jours au moins avant la date fixée, les membres composant l’assemblée générale ordinaire du Conseil d’Administration sont convoqués par les soins du secrétaire. L'ordre du jour figure sur les convocations.

 

Les membres composant l’assemblée générale ordinaire du Conseil d’Administration ont quinze jours à partir de l’envoi de la convocation pour faire la demande, au secrétaire et ce par écrit, d'ajouter d’autres points à l’ordre du jour.

Le président du Conseil d’Administration préside l'assemblée.

Ne peuvent être abordés que les points inscrits à l'ordre du jour, sauf question impérieuse urgente, dont seul le président du CA ou un membre fondateur pourra accorder, de manière discrétionnaire, la réelle urgence impérieuse de cette question.
 

Les décisions sont prises à la majorité simple des voix des membres présents ou représentés ; en cas de partage, la voix du président est prépondérante.

Un quorum de 50% des membres composants l’assemblée générale est imposé.

Toutes les délibérations sont prises à scrutin secret.

Les décisions des assemblées générales s’imposent à tous les membres, y compris absents ou représentés.

Article 14 - Assemblée Générale Extraordinaire du Conseil d'Administration

Si besoin est, ou sur la demande de 50% membres composants l’assemblée générale du Conseil d’Administration, le président de ce dernier ou un membre du Conseil d'Administration peut convoquer une assemblée générale extraordinaire, suivant les modalités prévues au précédent article.

Article 15 - Conseil d'Administration

Le Conseil d'Administration est composé des membres fondateurs de l'association.

Le Conseil d’administration est dirigé par un président, élu parmi ses membres.

Le Conseil d'Administration assure le bon fonctionnement de l’association et la probité des membres du Bureau.

Le Conseil d'Administration dispose, pour accomplir ses fonctions, d’un pouvoir d’injonction et d’un devoir de conseil envers le Bureau.

Le Conseil d’administration se réserve le droit de destituer un adhérent, de manière temporaire ou définitive, par décision écrite et motivée.

Le conseil d’administration se réserve un droit de véto sur les décisions stratégiques, organisationnelles et économiques prises en assemblée générale ordinaire. Toute décision de véto devra être exprimée sous forme écrite et motivée.

En cas de vacance provisoire d’un maximum de six mois, le fonctionnement reste in-modifié.

En cas de vacance définitive, ou de démission, une procédure de remplacement sera mise en œuvre de la manière suivante :

  • Le vacant pourra proposer au Conseil d'Administration une personne pour le remplacer.
  • Si aucune proposition n'est faite, un appel à candidature sera effectué.

 

Le Conseil d'Administration désignera, à la majorité simple des voix des présents et des représentés, excluant le poste vacant ou le démissionnaire.

Le Conseil d'Administration se réunit au moins une fois tous les ans, sur convocation du président du Conseil d’Administration, ou à la demande du quart de ses membres.

Les décisions sont prises à la majorité simple des voix ; en cas de partage, la voix du président est prépondérante.

Un quorum de 50% des membres composant le Conseil d'Administration est exigé.

Tout membre du conseil qui, sans excuse, n'aura pas assisté à trois réunions consécutives sera considéré comme démissionnaire.

Le Conseil d’Administration peut déléguer l'un ou plusieurs de ses pouvoirs, pour une durée déterminée, à un ou plusieurs de ses membres.

Un membre dont le mandat est suspendu perd, temporairement, ses pouvoirs au sein du Conseil d’Administration et ne fait plus partie du quota définissant le quorum.

Article 16 - Bureau

Le Bureau est composé de trois à cinq personnes adhérentes.

Toute personne faisant partie, ayant fait partie, des Chambres ou du Conseil d’Administration peut se présenter aux élections du Bureau.

Les membres du Bureau sont élus par les membres composant les Chambres, le Conseil d’Administration et le Bureau selon les modalités prévues par le règlement intérieur.

Le Bureau assure le bon fonctionnement de l’association et la probité des membres des Chambres. Il détermine les objectifs de l'association.

La création de nouveaux types de chambre peut être mise en place par le bureau qui définit le niveau leur hiérarchique.

 

En cas de vacances provisoires, d’un maximum de trois mois, le fonctionnement reste in-modifié.

En cas de vacances définitives, ou d'une démission, si la situation l'exige ou si le Bureau le demande, un membre d'un Conseil d'Administration pourra remplacer en tout point les fonctions du poste vacant jusqu'aux prochaines élections.

Les décisions sont prises à la majorité des voix ; en cas de partage, la voix du président est prépondérante.

Un quorum de 50% des membres composant le Bureau est exigé.

Tout membre du conseil qui, sans excuse, n'aura pas assisté à deux réunions consécutives sera considéré comme démissionnaire.

 

Le Bureau élit parmi ses membres, pour une durée d'un an :

  • Un(e) président(e) ; ce(tte) dernier(ère) déterminera la politique et les objectifs de l'AOSFF. Le Président du bureau peut exercer son droit de véto sur l’ensemble des décisions prises dans les chambres de l’AOSFF.
  • Un(e) secrétaire et, s'il y a lieu, un(e) secrétaire adjoint(e) ; Ce(s) dernier(s) devra(ont) assurer le rôle de communication entre les différents pôles de l'AOSFF, et notamment faire remonter toutes informations susceptibles de nuire à l'AOSFF ou sa réputation.
  • Un(e) trésorier(e), et, si besoin est, un(e) trésorier(ère) adjoint(e) ; Ce(s) dernier(s) aura(ont) pour objectif de tenir compte de la trésorerie de l'AOSFF, définir si les budgets peuvent être accordés aux Chambres, ainsi que les aides financières annexes que l'AOSFF peut accorder aux lancements de nouvelles associations.

Aucun mandat n'est cumulable dans le Bureau.

Le mandat d’un membre du Conseil d’administration sera suspendu tant qu’il sera sous mandat du Bureau, même en cas de remplacement ou de vacance.

Lors du premier exercice les membres composants le Bureau sont désignés par le Conseil d'Administration

Article 17 - Chambres

Le Président du bureau peut exercer son droit de véto sur l’ensemble des décisions prises dans les chambres de l’AOSFF.

Les chambres se divisent en trois sortes :

Chambres Régionales

Le nombre de chambres régionales ainsi que le territoire alloué à chacune est défini par le Bureau.

Composée d'un représentant, assurant la cohésion sociale de l'activité et la mise en œuvre de la politique associative, par mandat attribué lors de l'assemblée générale ordinaire sur qualification retenue, pour une durée d’un an, renouvelable trois fois consécutivement.

Tout référant régional peut mandater librement parmi les adhérents de l'AOSFF un adjoint, ainsi que créer une équipe, pour le seconder.

Pour être éligible au poste de Représentant Régional, il faut être adhérent de l’AOSFF et respecter la procédure de candidature prévues dans le règlement intérieur.

Chambre(s) arbitrale(s)

La chambre arbitrale représentée par l’arbitre principal.

Pour être éligible au poste d'Arbitre Principal, il faut être adhérent et arbitre de niveau deux.

L’arbitre Principal sera élu par les arbitres de niveau deux, pour une période d’un an renouvelable indéfiniment.

Le niveau des arbitres sera défini par le règlement intérieur.

Chambre(s) d’Équipe de France

La chambre de l’Équipe de France est représentée par le capitaine de l’Équipe de France.

Les modalités de sélection du capitaine de l’Équipe de France seront définies par le règlement intérieur.

Article 18 - Indemnités

Toutes les fonctions, y compris celles des membres du Conseil d’Administration et du Bureau, sont gratuites et bénévoles. Seuls les frais occasionnés par l’accomplissement de leur mandat peuvent se voir remboursés tout ou en partie, sur justificatifs, par le trésorier du bureau suite à validation par un membre actif du conseil d’administration. Le rapport financier présenté à l’assemblée générale ordinaire présente, par bénéficiaire, les remboursements de frais de mission, de déplacement ou de représentation.

Cela étant dit, les aides financières accordées sont soumises à la limite du budget de l’association.

Article 19 - Règlement Intérieur

Un règlement intérieur peut être établi par le conseil d'administration, qui le fait alors approuver par l'assemblée générale du Conseil d’Administration.

Le règlement intérieur est modifié à l’initiative du Conseil d’Administration.

Un membre ou plus du Bureau peut demander une modification du règlement intérieur au Conseil d’Administration, par voie écrite et motivée. Ce règlement est destiné à fixer les divers points non prévus par les présents statuts, notamment ceux qui ont trait à l'administration interne de l'association.

Article 20 - Dissolution

La dissolution peut être voté par le Conseil d'Administration à une majorité renforcée de 75% des voix des présents et des représentés.

Un quorum de 70% des membres composants le Conseil d'Administration est exigé.

En cas de dissolution prononcée selon les modalités prévues précédemment, un ou plusieurs liquidateurs sont nommés, et l'actif net, s'il y a lieu, est dévolu à un organisme ayant un but non lucratif conformément aux décisions de l’assemblée générale extraordinaire qui statue sur la dissolution. L’actif net ne peut être dévolu à un membre de l’association, même partiellement, sauf reprise d’un apport.

Article 21 - Libéralités

Le rapport et les comptes annuels, tels que définis à l’article 11 (y compris ceux des chambres) sont adressés chaque année au Préfet du département.

L’association s’engage à présenter ses registres et pièces de comptabilité sur toute réquisition des autorités administratives en ce qui concerne l’emploi des libéralités qu’elle serait autorisée à recevoir, à laisser visiter ses établissements par les représentants de ces autorités compétentes et à leur rendre compte du fonctionnement desdits établissements.